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El reto no es pequeño. Nuestras empresas viven una situación sin precedentes en la que, si algo hay de cierto, es lo incierto del momento.
La situación nos ha obligado a cambios drásticos en nuestra manera de trabajar y de gestionar el trabajo. Hemos incorporado y naturalizado el teletrabajo, hemos balanceado nuestros equipos para cubrir bajas médicas imprevistas, hemos redimensionado nuestra plantilla para adecuarla al negocio existente, pero… ¿Hemos sido capaces de incorporar todos estos cambios y conceptos de manera eficiente?
Asegurar que el perfil requerido está operativo, informado y trabajando en el lugar y momento en el que se le necesita no es tarea sencilla en el contexto en el que vivimos.
Conciliar necesidades empresariales, normativa, disponibilidad y preferencias del personal en un entorno tan cambiante como el actual es algo complejo y nos obliga a repensar nuestra forma de programar y planificar el trabajo, así como la manera de realizar su seguimiento posterior.
Como decía, el reto no es pequeño y la nueva situación obliga a reinventarnos y a dar respuesta a estas nuevas necesidades habilitando nuevos procedimientos y, por qué no, apoyándonos en soluciones tecnológicas que nos faciliten la gestión.
En esta línea, hoy me gustaría hablaros de SAP Time Management by Kronos. SAP Time Management by Kronos, conocido también como Workforce Dimensions, es la solución propuesta por SAP para cubrir este tipo de necesidades y administrar procesos de gestión para la fuerza de trabajo en organizaciones con complejos requerimientos en materia de programación y planificación de jornada.
Alineados con SAP, en IECISA apostamos de forma clara y decidida por la solución contando, en la actualidad, con las máximas certificaciones en el producto y con un equipo de consultores y técnicos capacitados y con amplia experiencia en la solución.
Se trata de una solución cloud escalable y modular que complementa a la plataforma HXM SuccessFactors de SAP dotándola de una experiencia innovadora para la gestión de los procesos que, sin ánimo de ser exhaustivo, menciono
a continuación:
• Predicción de la demanda. Realizando un forecast de la demanda de trabajo en función de drivers de negocio y coyuntura del momento basado en:
o Uso de series históricas de información
o Factores estacionales
o Factores especiales
o Flexibilidad para la consideración de hipótesis predictivas
o Uso de machine learning e inteligencia artificial para la predicción de la demanda
• Cobertura de personal necesaria. En este punto, estamos hablando de la posibilidad de realizar un staffing por tipo de puesto en base a la predicción de la demanda tomando en consideración:
o Factores de negocio previsto basados en la predicción de la demanda
o Factores físicos relevantes para la determinación del staff atendiendo a las limitaciones existentes (m2, plantas, puestos de trabajo, distanciamiento…)
o Factores especiales (fase covid, disponibilidad de EPIs…)
• Programación de jornada. Scheduling/Planificación basada en criterios de:
o Necesidades de Personal / Tipología de Puesto
o Modalidades de trabajo Presencia / Teletrabajo / Mixto
o Capacidades de centros de trabajo / planta / área
o Sistema ágil de replanificación ante eventualidades: reasignación de sede, turno, suplencias, sustituciones…
o Gestión de Perfiles de Empleados basados en el puesto físico actual y en capacidades/cualificaciones adicionales, polivalencias…
• RTA – Presencia. Asistencia en tiempo real para la gestión de la presencia tanto en modalidad presencial como en Teletrabajo:
o Integración con marcajes para trabajo Presencial
o Registro de fichajes vía aplicación para Teletrabajo con posibilidad de geolocalización para fichajes vía dispositivo móvil
o Gestión de actividades
• RTA – Ausencia. Asistencia en tiempo real para la gestión de la ausencia tanto en modalidad presencial como en teletrabajo:
o Gestión de comunicación de absentismos vía aplicación y/o terminal de fichajes
o Flujos de solicitud y autorización de licencias y permisos
o Control de contingentes
• Notificaciones. Avisos y alertas a empleados por solicitudes y cambios en su jornada y modalidad de trabajo.
• Analítica e Indicadores. Atendiendo a métricas basadas en las capacidades analíticas que proporciona Kronos:
o Análisis de información disponible en Kronos considerando distintas dimensiones de información
o Carga de información externa para análisis cruzado y benchmarking
o Analítica en real-time
• Employee Contact Tracing Tool. Adicionalmente, la solución aprovecha la información que es capaz de almacenar para incorporar herramientas que permiten realizar un seguimiento e identificación de potenciales contactos con personal afectado por COVID-19. A través de un sistema de control por seguimiento de huella del empleado y considerando accesos y registro de actividades del empleado en el centro de trabajo, conseguimos realizar esa traza, haciendo uso de herramientas corporativas y cumpliendo con la normativa en lo que a protección de datos se refiere.
Si consideras que en tu organización existe margen de mejora en lo que a productividad laboral se refiere, que es posible reducir el coste laboral a través de la optimización de los procesos de planificación y control de plantilla, SAP Time Management by Kronos seguro que podrá ayudarte a cumplir con los objetivos fijados.