En total, asistieron a estos eventos 82 personas, que recibieron información muy útil para entender la forma de licenciar de SAP, los usos indirectos y cómo afrontar un proceso de auditoría abierto por la firma.
Consciente de la relevancia que este tema tiene para los clientes de SAP, AUSAPE ha dedicado en los últimos meses varios workshops sobre el tema. El último esfuerzo en este ámbito ha sido la organización de sendas Jornadas en Barcelona, con 40 asistentes, y en Madrid, con 42.
Ambos eventos tuvieron como objetivo profundizar en el conocimiento de los modelos y los principales elementos que componen el licenciamiento de SAP, así como en la preparación y ejecución de un proceso de auditoría de la firma.
Joan Torres, CIO de Grupo Miquel en representación de AUSAPE, introdujo la sesión explicando la relevancia del Licenciamiento. “La gestión del licenciamiento en SAP y en otros proveedores es importante y tiene que tener visibilidad en tanto que impacta en los presupuestos, en los que tiene que haber una partida que identifique los costes de licenciamiento”, destacó.
La relación entre SAP y cada cliente se rige por contratos, y parte del problema radica en que existen muchos que han sido firmados hace años, por lo que no incluyen determinadas métricas. En consecuencia, “bastantes compañías con contratos antiguos no tienen por escrito toda su relación con SAP, pero la firma sí que tiene esas métricas”, advirtió.
Las métricas son dinámicas y, además, los nombres de los productos no son estáticos y muchas veces se paquetizan. La solución es que “las empresas tienen que dominar la dinámica de la relación comercial”, recomendó. Asimismo, mencionó que hay que considerar también los productos comprados y no activados para llevar a cabo una correcta gestión y evitar el pago del mantenimiento.
En definitiva, se hace necesaria mucha transparencia, comunicación y conocimiento, así como cuidar la relación con el partner de SAP, porque “el licenciamiento forma parte del Top 3 en los presupuestos”.
Modelos de Licenciamiento
Para explicar los modelos de licenciamiento de SAP, el evento contó con Pilar Martínez Santamaría, veterana en la compañía tras pasar por múltiples departamentos y ahora Directora de Licensing Compliance para las filiales de España, Portugal e Israel.
La responsable de esta área de la compañía dedicó una parte de su intervención a explicar la evolución de las políticas a la hora de licenciar en función de los diferentes productos, desde R/3 en 1990, a mySAP.com y mySAP Business Suite en 2002, SAP Applications a partir de 2006, hasta llegar a SAP S/4HANA en 2015. Lo lógico, por la fecha en la que estamos, es que los clientes de SAP hoy ya no estén en los primeros modelos.
Los modelos predominantes serán SAP Applications y SAP S/4HANA, en los que las empresas licencian por bloque funcional, número de usuarios por categoría y los productos complementarios o extensiones que cada cliente compra en función de sus necesidades.
Como señaló Pilar Martínez, “los derechos de uso de soluciones SAP se definen por categoría de usuario y modelo de licenciamiento que está en el contrato”. No se trata sólo de la cantidad de licencias y productos licenciados, sino que también se tiene en cuenta para qué se utiliza y quién lo utiliza, y aquí es importante que los usuarios son nominales, sean internos o externos.
Aunque hay bastantes más según el sector y casuística de cada empresa, se centró en una serie de categorías de usuarios, que ya son tradicionales: ESS (Employee Self Service) User, Employee User, Limited Professional User, Professional User, Business Expert User y Developer User.
Adicionalmente y más nuevos, para usos más concretos de funcionalidad, ha surgido la categoría de Worker User, que viene a cubrir determinados perfiles o tipo de usuarios, como el logístico, de retail, de sanidad, etc. Pueden realizar una funcionalidad concreta y también tiene los derechos otorgados al Employee User, que es aquel usuario que puede realizar tareas personales como empleado (ver nóminas, introducir bajas, ausencias, etc.) y, adicionalmente, gastos de viajes o temas como la autorización de vacaciones. Se trata de la aprobación de workflows relacionados con Recursos Humanos.
También es nuevo el Platform User, que está pensado para personas que de forma indirecta pueden estar conectándose a las soluciones.
Durante ambos eventos también se analizó el uso por filiales, y el uso indirecto, tema importante porque hoy las organizaciones trabajan en entornos colaborativos y disponen de entornos de sistemas mixtos que interactúan entre sí. Pudiera suceder que una empresa que, a priori, una empresa que está convencida de tener su escenario de licenciamiento bajo control pudiese estar incurriendo en lo que SAP denomina un uso indirecto de su software. Por eso, es importante diferencia entre un acceso directo, que son los que realizan los usuarios que se conectan a través de la GUI de SAP, y un acceso indirecto, que es el uso que se realiza a través de un software no SAP o un front-end no SAP.
Entre otros temas también hubo tiempo para profundizar en los procesos de auditoría y sus fases, con consejos prácticos de cómo abordarlos.
Más información sobre este tema en la revista AUSAPE número 51.